[UPDATE]Wijk bij Duurstede, 30 september 2020. Op zondag 26 september stelde de redactie van ditiswijk.nl twaalf schriftelijke vragen aan de gemeente na het aantreffen van ruim 60 archiefdozen met inhoud in een oud papiercontainer op sportpark Marienhoeve.

Persbericht

Maandagavond 27 september rond 18.00 uur stuurde de gemeente een persbericht uit waarin een verklaring werd gegeven voor de aanwezigheid van deze archiefdozen met inhoud in de oud papiercontainer. Het persbericht riep twee vervolgvragen op die dezelfde avond werden verstuurd.

Vervolgvragen

Er werd opheldering gevraagd over zaken die zondag bij het aantreffen van de archiefdozen anders zijn waargenomen dan de gemeente in haar persbericht verwoordt. Uit de eerste reactie op de vervolgvragen aan de gemeente bleek dat de gemeente de twaalf vragen van zondag niet had ontvangen. De vragen zijn opnieuw naar de gemeente gestuurd. Uit latere communicatie bleek dat de mail met vragen in de spam-folder van de gemeente zat.

Antwoorden op de vragen

Vanmiddag werden de antwoorden op de vragen die de gemeente kon beantwoorden ontvangen. De RAZU verstuurde haar antwoorden tegelijkertijd echter deze kwamen niet aan. Op 1 oktober werd na telefonisch contact de antwoorden alsnog ontvangen. Hieronder de toelichting die de gemeente aan de antwoorden vooraf liet gaan.

“Maandagochtend werden enkele mappen uit dozen gehaald om een beeld te krijgen van de inhoud. De dozen werden naar een vergrendelbare ruimte in het Huis van de Gemeente gebracht, waar ze werden geseald en veilig werden gesteld. Na onderzoek bleek na het middaguur dat het ging om kopieën van archiefstukken die in beheer zijn bij het Regionaal Archief Zuidoost-Utrecht (RAZU). Er is vervolgens contact geweest met het RAZU, die de gebeurtenissen verder moet onderzoeken en ophelderen.

De gemeente verspreidde maandag in de namiddag een persbericht, waarin het een en ander wordt toegelicht. Bij de gemeente was maandag intern bekendgemaakt dat het om 40 dozen ging. Uit de foto die we gisteravond van Ditiswijk.nl ontvingen, blijkt inderdaad dat het om een groter aantal gaat. Die informatie was niet bekend bij het verzenden van ons persbericht. Dinsdag zijn alle 58 door ons aangetroffen en veilig gestelde archiefdozen overhandigd aan het RAZU.

Voor alle duidelijkheid: de gemeente laat haar archiefstukken vernietigen door een gecertificeerde archiefvernietiger. En uiteraard is het bij de gemeente bekend dat in het archief persoonsgegevens van onze inwoners te vinden zijn. De gemeente betreurt het zeer dat er mogelijk privacygevoelige informatie op deze manier in de openbaarheid is gekomen. De gemeente volgt het onderzoek van RAZU dan ook op de voet in afwachting van opheldering van de gebeurtenissen en wat dit exact betekent”.

  1. Klopt het dat de archiefdozen die vandaag (27 september 2020) in de papiercontainer op sportpark Mariënhoeve zijn aangetroffen afkomstig zijn van de gemeente?
    • Antw gemeente: Zie boven.
  2. Wanneer het archief niet afkomstig is van de gemeente wie heeft dit soort archieven in beheer waar documenten van de gemeente worden bewaard?
    • Antw gemeente: Zie boven.
  3. Wanneer het archief wel afkomstig is van de gemeente heeft de gemeente deze zelf in deze container gezet?
    • Antw gemeente en RAZU: N.v.t.
  4. Zo nee, is het afvoeren van het archief uitbesteed aan een gecertificeerd bedrijf?
    • Antw gemeente en RAZU: N.v.t.
  5. Waarom is dit archief bij het oud papier gezet?
    • Antw RAZU: Het gaat om een verzameling fotokopieën van allerlei soorten archiefstukken die een particulier in de loop van acht jaar heeft gemaakt voor zijn eigen historische onderzoek naar de huizen, hun bewoners en eigenaren in Wijk bij Duurstede. Hij heeft de dozen bij het oud papier laten zetten omdat hij is gestopt met dit onderzoek.
  6. Wat is de reden om het archief bij het oud papier te zetten en niet te vernietigen?
    • Antw RAZU: Aangezien het kopieën betrof in eigendom bij een particulier (de onderzoeker) geldt er geen vernietigingsplicht. Wel heeft het RAZU de onderzoeker in het verleden aangeboden om zijn kopieën aan de archiefdienst te retourneren voor vernietiging, omdat het om zulke grote hoeveelheden papier ging.
  7. Wie heeft opdracht gegeven om dit archief bij het oud papier te zetten/vernietigen?
    • Antw RAZU: De onderzoeker heeft zelf besloten om zijn huizenonderzoek te staken en om de kopieën weg te doen. Hij heeft een kennis gevraagd om alles bij hem thuis op te halen en af te voeren.
  8. Is de gemeente ermee bekend dat in het archief persoonsgegevens van inwoners zijn te vinden?
    • Antw gemeente en RAZU: N.v.t.
  9. Zo ja, is er een melding van een datalek gemaakt?
    • Antw RAZU: Het RAZU heeft op 29 september uit zorgvuldigheid een voorlopige melding gedaan in afwachting van verder feitenonderzoek.
  10. Zo ja, wanneer is de melding datalek gedaan?
    • Antw RAZU: Op 29 september 2020 om 11:43 uur.
  11. Wanneer dit archief afkomstig is van de gemeente waarom is het plastic (insteekhoezen enz) niet van het papier gescheiden?
    • Antw gemeente en RAZU: N.v.t.
  12. Komt er een persbericht waarin de gemeente inwoners informeert over het feit dat er een datalek is geweest?
    • Het feitelijke ontstaan van het datalek is onderwerp van onderzoek door RAZU. De gemeente betreurt het zeer dat er mogelijk privacy gevoelige informatie op deze manier in de openbaarheid is gekomen. De gemeente volgt het onderzoek van RAZU dan ook op de voet in afwachting van opheldering van de gebeurtenissen en wat dit exact betekent.

Slotopmerking RAZU

"Bij het RAZU zijn 58 dozen gebracht die door de gemeente zijn veiliggesteld. Het is uiteraard mogelijk dat er dozen door derden zijn meegenomen. Daarom biedt het RAZU aan om alle eventueel meegenomen dozen aan te nemen en professioneel te laten vernietigen.

Aangezien het hier om rechtmatig verkregen kopieën gaat benadrukt het RAZU dat met het meenemen van dozen geen regels zijn overtreden. Er is dus geen verplichting tot het inleveren van gevonden materiaal, maar materiaal dat wordt ingeleverd zal zonder verdere vragen worden ingenomen.

Het RAZU zal in de loop van volgende week (de week van 5 t/m 9 oktober) een persbericht opstellen zodra de eerste fase van het voorlopige onderzoek is afgerond.

In het huidige stadium van het onderzoek is al wel gebleken dat hier geen sprake is van een datalek van het RAZU of de gemeente.

Omdat het om kopieën van archieven onder het beheer van het RAZU gaat neemt het RAZU zijn verantwoordelijkheid door al het gevonden materiaal van de onderzoeker zorgvuldig door te nemen. Alle bij ons berustende dozen worden hierbij gecontroleerd. Indien het RAZU gevoelige informatie aantreft, zal het contact opnemen met de betrokkene(n).

Naar aanleiding van het persbericht van de gemeente op 28 september hebben wij buiten de 12 vragen die wij al gesteld hebben nog enkele aanvullende vragen:

  1. In het persbericht wordt gesproken over 40 dozen. Op de foto in bijlage gevoegd zijn 63 dozen te zien. Waarom wordt er niet over 63 dozen gesproken?
    • Antw gemeente: Zie boven.
  2. In het persbericht wordt aangegeven dat het archief werd herkend aan het oude logo van de gemeente. Is de gemeente ermee bekend dat het ook aan de adressering en stempels van/op de documenten was te zien(zie foto)?
    • Antw gemeente: Zie boven. De gemeentedirectie heeft enkele stukken uit de dozen ontvangen, waarop het oude stadswapen te zien was. Het voegde voor de inhoud van het persbericht niets toe om alle mogelijke manieren op te sommen, waaraan te zien was dat het kopieën / dossiers van de gemeente betrof.

Gratis nieuwsbrief

Aanmelden of afmelden

De nieuwsbrief wordt dagelijks na 18.00 uur gemaild.
captcha